Conservazione sostitutiva

E' una procedura informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei a quelli elettronici e permette ad aziende e PA di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene "bloccato" nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.
L'implementazione Dynamice è conforme dal punto di vista normativo, alle regole tecniche per l'attuazione del nuovo CAD. Dal punto di vista tecnologico si basa sugli standard e le architetture:
  • UNI 11386 (SInCRO)
  • OAIS (Open Archival Information System)
  • CMIS Content Management Interoperability Services

SaaS/Outsourcing
  • Non è necessaria l'installazione di software e garantisce:
  • Sicurezza informatica del sistema di conservazione;
  • Gestione e manutenzione dell'infrastruttura;
  • Sistemi di conservazione ridondanti in siti con differente ubicazione;
  • Custodia in locali protetti dei server che gestiscono dati sensibili;
  • Chiavi di firma custodite in dispositivi hardware di firma massiva (HSM);
Cosa si può conservare?
  • Tutti i documenti a rilevanza tributaria (Fatture, registri, ecc..);
  • Le scritture ausiliarie, tra le quali fax, mail, PEC, nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali;
  • Le scritture ausiliarie,tra le quali fax, mail, PEC, di magazzino, documento di trasporto, bolle di accompagnamento, bollette
  • Le dichiarazioni fiscali, dichiarazione dei redditi, IRAP
  • Libro unico del lavoro
  • La modulistica inerente i pagamenti (modelli F24, F23, bollettini C/C)
In House
La soluzione in house consente una maggiore integrazione tra il processo aziendale e quello di conservazione. L'architettura modulare e scalabile consente l'installazione single-layer oppure multi-layer.
La tecnologia usata consente l'implementazione di strati di software di integrazione tra il sistema di conservazione e l'ERP aziendale.
Vantaggi
  • Si riducono i costi di archiviazione, ricerca ed accesso ai documenti;
  • Migliora l’utilizzo del personale distolto da attività a maggior valore aggiunto;
  • Minimizza gli spazi di archiviazione;
  • Permette l’accesso distribuito al documento da parte delle diverse aree aziendali;
  • L’integrità nel tempo è garantita semplicemente con l'uso di supporti adeguati e ridondanti dei dati;